Enkelhet er også en strategi

Når organisasjoner møter et problem, er den vanligste reaksjonen å legge til noe.

Flere team. Flere prosesser. Flere møter. Flere roller. Flere systemer.

Svært sjelden er den første reaksjonen å stoppe opp og spørre:

Kan vi gjøre dette enklere?

Likevel er det ofte nettopp det spørsmålet som skaper størst verdi.

Vi snakker gjerne om innovasjon, vekst og transformasjon. Vi diskuterer nye muligheter, nye kapabiliteter og nye satsinger. Langt sjeldnere snakker vi om enkelhet. Kanskje fordi enkelhet lett kan forveksles med naivitet eller mangel på ambisjon. Min erfaring er det motsatte. Enkelhet er ikke fravær av strategi. Enkelhet er ofte resultatet av gode strategiske valg.

Kompleksitet virker smart

Komplekse løsninger har en tendens til å fremstå mer modne. De kommer gjerne med detaljerte modeller, mange begreper, avanserte prosesser og omfattende styringsstrukturer. Alt virker gjennomtenkt og kontrollert, og nettopp derfor er det lett å føle seg trygg på slike løsninger.

Problemet er at kompleksitet ofte skjuler kostnader som ikke er synlige når beslutningen tas.

Kompleksitet betyr flere avhengigheter, flere koordineringspunkter, flere beslutninger, flere feilkilder, høyere kostnader og lavere endringsevne. Hver ny prosess, hvert nytt system og hvert nye organisatoriske lag virker kanskje fornuftig isolert sett. Men kompleksitet har en tendens til å akkumulere over tid.

Ingen bestemmer seg for å bygge en organisasjon som er unødvendig vanskelig å forstå eller endre. Likevel skjer det. Ikke gjennom én stor beslutning, men gjennom mange små. Hver av dem logiske. Hver av dem rasjonelle. Hver av dem en løsning på et reelt problem.

Til slutt står man likevel igjen med en organisasjon som bruker stadig mer energi på å håndtere seg selv.

Strategi handler om å velge bort

Mange tenker på strategi som en liste over ting vi skal gjøre.

Jeg tror strategi vel så mye handler om hva vi velger bort.

Hvis alt er viktig, er ingenting viktig. Hvis alle initiativer er strategiske, finnes det egentlig ingen strategi.

Kjernen i strategi er fokus. Å velge én retning innebærer samtidig å velge bort andre muligheter. Det er nettopp dette som gjør strategiske valg vanskelige. Problemet er sjelden mangel på gode idéer. Problemet er at det finnes for mange av dem.

Derfor oppstår ofte enkelhet som en konsekvens av god strategi. Når vi blir tydeligere på hva som faktisk betyr noe, blir det også lettere å fjerne det som ikke gjør det.

Fra mange temaer til noen få valg

I et strategiarbeid er det lett å ende opp med en lang liste av initiativer, prosjekter og forbedringsområder. AI, data, analyse, personalisering, automatisering, partnerskap, plattformer og integrasjoner representerer alle viktige muligheter.

Utfordringen oppstår når alt presenteres som like viktig.

Da får organisasjonen flere prioriteringer, flere avhengigheter og flere diskusjoner, men ikke nødvendigvis mer retning.

Noe av det mest verdifulle som skjer i et godt strategiarbeid er derfor ikke hva som legges til. Det er hva som reduseres. Fra mange temaer til noen få fokusområder. Fra mange mål til noen få prioriteringer. Fra mange diskusjoner til noen få beslutninger.

Forenkling handler ikke om å ignorere kompleksiteten. Det handler om å forstå den godt nok til å identifisere det som faktisk betyr noe.

Den skjulte kostnaden ved kompleksitet

Kompleksitet er ikke gratis.

Likevel behandles den ofte som om den er det.

Når vi innfører et nytt system, skaper vi ikke bare ny funksjonalitet. Vi skaper samtidig ny kompetanse som må bygges, nye integrasjoner som må vedlikeholdes, nye beslutninger som må tas og nye avhengigheter som må håndteres.

Det samme gjelder prosesser, styringsfora og organisasjonsmodeller.

Mange organisasjoner er flinke til å måle gevinsten av det de legger til. Langt færre måler kostnaden ved kompleksiteten de samtidig introduserer. Kanskje burde vi gjøre det oftere.

Et nytt spørsmål kan være:

Hvilken varig kompleksitet skaper denne beslutningen?

Det spørsmålet er sjelden like populært som spørsmålene om gevinst og vekst. Likevel kan det være minst like viktig.

Enkelhet krever mot

Det paradoksale er at enkelhet ofte er vanskeligere enn kompleksitet.

Det er relativt enkelt å legge til et nytt møte. Det er betydelig vanskeligere å fjerne et. Det er enkelt å lage en ny prosess. Det er vanskeligere å utfordre om prosessen egentlig er nødvendig. Det er enkelt å lage unntak. Det er vanskeligere å stå i en standard.

Derfor er enkelhet sjelden et resultat av tilfeldigheter.

Enkelhet krever disiplin. Og ofte litt mot.

Mot til å utfordre etablerte sannheter. Mot til å velge bort gode idéer. Mot til å si nei når organisasjonen helst vil si ja. Og mot til å akseptere at flere muligheter ikke nødvendigvis gjør oss bedre.

Fem spørsmål som kan redusere kompleksitet

Når vi står overfor et nytt problem eller en ny beslutning, kan det være nyttig å stoppe opp og stille noen enkle spørsmål.

1. Finnes det en enklere løsning?
2. Hvilken kompleksitet introduserer dette?
3. Forsvarer gevinsten den nye kompleksiteten?
4. Kan problemet deles opp i mindre deler?
5. Hva kan vi velge bort?

Spørsmålene er enkle.

Det betyr ikke at svarene er det.

Kompleksitet kommer av seg selv. Enkelhet må velges.

Mange organisasjoner forbedrer seg ved å legge til.

Noen organisasjoner forbedrer seg ved å fjerne.

De beste gjør ofte begge deler, men de er svært bevisste på forskjellen.

De vet at hver ny komponent, hvert nytt team, hver ny prosess og hvert nytt styringsnivå har en kostnad. De vet at kompleksitet ikke nødvendigvis er et tegn på modenhet. Og de vet at enkelhet ikke er mangel på ambisjon.

Tvert imot.

Enkelhet er ofte resultatet av de vanskeligste og viktigste strategiske valgene.

For de beste strategiene handler ikke om å gjøre alt.

De handler om å forstå hva som betyr mest, og ha mot til å fokusere på nettopp det.