Beyond Knowledge Management: Managing Context

Vi har brukt flere tiår på å forbedre måten organisasjoner håndterer kunnskap på. Vi har etablert kunnskapsbaser, dokumentbiblioteker, wikier, intranett og læringsplattformer. Vi dokumenterer prosesser, beslutninger, møtereferater og erfaringer. Likevel opplever mange organisasjoner det samme problemet om og om igjen. Når nøkkelpersoner forsvinner, forsvinner også mye av forståelsen. Ikke nødvendigvis kunnskapen. Men konteksten.

Det var først da jeg mistet tilgang til en AI-assistent jeg hadde samarbeidet tett med over lang tid at jeg virkelig forstod hvor viktig dette skillet er.

Kunnskap og kontekst er ikke det samme

La oss starte med en enkel observasjon.

Kunnskap er relativt enkel å lagre. Dokumenter, presentasjoner, kode, arkitekturtegninger, beslutninger og artikler kan arkiveres, søkes opp og gjenfinnes lenge etter at de ble produsert. De fleste organisasjoner har brukt betydelige ressurser på å bygge systemer som gjør nettopp dette mulig.

Kontekst er noe annet.

Kontekst handler ikke bare om hva som ble besluttet, men hvorfor beslutningen ble tatt. Den handler om hvilke alternativer som ble vurdert, hvilke risikoer som ble diskutert, hvilke kompromisser som ble gjort, og hvordan menneskene rundt bordet forstod situasjonen på det tidspunktet beslutningen ble tatt. To personer kan lese det samme beslutningsdokumentet og komme til helt forskjellige konklusjoner dersom konteksten mangler.

Dette er ikke et nytt problem. Jeg har tidligere skrevet og reflektert mye rundt hvordan organisasjoner mister viktig beslutningshistorikk over tid. Ofte står beslutningen igjen. Begrunnelsen forsvinner.

Da AI plutselig forsvant

I forbindelse med en overgang mellom ulike brukerkontoer oppdaget jeg en ny variant av det samme problemet.

Jeg mistet ikke kode. Jeg mistet ikke dokumentasjon. Jeg mistet ikke artikler. Alt dette var lagret i GitHub og Knowledge Hub. Likevel føltes det som om noe viktig forsvant.

Gjennom måneder med samarbeid hadde AI-assistenten gradvis bygget opp en betydelig forståelse av prosjektet, arkitekturen, arbeidsmåtene, preferansene, historikken og de mange diskusjonene som hadde formet retningen underveis. Mye av dette var aldri dokumentert eksplisitt. Det eksisterte kun i dialogen.

Da dialogen forsvant, forsvant også store deler av konteksten.

Opplevelsen fikk meg til å stille et spørsmål jeg egentlig burde ha stilt mye tidligere:

Hvordan sikrer vi at konteksten overlever når AI-en, chatten, kontoen eller verktøyet skiftes ut?

Organisasjoner har hatt det samme problemet hele tiden

Det interessante er at dette egentlig ikke handler om AI.

AI gjør bare problemet synlig.

Mange organisasjoner tror de har kontroll fordi de har dokumentert beslutningen. Men det som ofte mangler er historikken bak beslutningen. Begrunnelsen. Alternativene som ble vurdert. Diskusjonene som fant sted. Antakelsene som ble lagt til grunn.

Resultatet er at organisasjonen må lære de samme tingene på nytt. Nye medarbeidere stiller de samme spørsmålene. Gamle problemstillinger kommer tilbake. Tidligere diskusjoner må gjentas. Historien gjentar seg.

Ikke fordi menneskene er udyktige.

Men fordi konteksten forsvant.

Fra Knowledge Management til Context Management

Tradisjonelt har vi snakket om Knowledge Management. Målet har vært å gjøre kunnskap tilgjengelig, strukturert og søkbar.

Det er fortsatt viktig.

Men jeg begynner å tro at det ikke lenger er tilstrekkelig alene.

I økende grad samarbeider vi med AI-systemer som gradvis leses inn i prosjekter, bygger forståelse over tid, deltar i analyser og bidrar i beslutningsprosesser. I et slikt landskap holder det ikke nødvendigvis å spørre hvordan vi lagrer kunnskap.

Vi må også spørre hvordan vi forvalter kontekst.

For utfordringen er ikke bare å bevare hva vi vet. Utfordringen er å bevare hvorfor vi vet det vi vet.

Caset: Knowledge Hub

Denne innsikten førte til en interessant utvikling av Hugo Knowledge Hub.

Opprinnelig var Knowledge Hub ment å være et personlig kunnskapslager. Et sted for artikler, presentasjoner, rammeverk, beslutninger og erfaringer. Etter hvert ble det tydelig at dette bare løste halve problemet.

Hvis målet var å gjøre det mulig å gjenoppbygge forståelse over tid, måtte plattformen også fungere som et vedvarende kontekstlager.

Resultatet ble etableringen av et eget AI Context-område.

Ikke fordi AI trenger flere dokumenter.

Men fordi AI trenger forståelse.

Her dokumenteres prosjektkontekst, arbeidsprinsipper, designbeslutninger, tekniske konvensjoner, nåværende prioriteringer og endringer som ennå ikke er synlige i den øvrige dokumentasjonen. Arkitekturbeslutninger dokumenteres i et fast format som beskriver problemet som skulle løses, hvilke alternativer som ble vurdert, hvorfor de ble forkastet, og hvilke konsekvenser beslutningen forventes å få.

Ikke fordi et slikt format kan fange alt.

Men fordi det fanger det meste, og gjør resten synlig som et bevisst gap i stedet for et usynlig hull.

Målet er enkelt.

Hvis en ny AI-assistent kommer inn i prosjektet i morgen, skal den kunne bygge opp en stor del av konteksten uten å måtte gjenskape måneder med samtaler.

Den viktigste læringen

Den største feilen vi kan gjøre er å forsøke å bevare hver eneste chat.

Det skalerer dårlig.

Og det løser ikke det egentlige problemet.

Målet bør heller være å identifisere hvilken kontekst som faktisk er viktig. Hvilke beslutninger som er tatt. Hvilke prinsipper som gjelder. Hvilke arbeidsformer som fungerer. Hvilke antakelser som ligger til grunn.

Når dette dokumenteres eksplisitt, blir både mennesker og organisasjoner mindre sårbare.

Det samme gjelder samarbeidet med AI.

Context Must Survive

Gjennom mange år har vi lært at kunnskap ikke må være avhengig av én person.

Jeg tror vi nå må lære den samme leksjonen om AI.

Kontekst bør ikke være avhengig av én bestemt chat, én bestemt konto, én bestemt modell eller én bestemt leverandør. Mye av konteksten lar seg faktisk strukturere og bevare dersom vi bruker de riktige formatene.

Det vil alltid finnes ting vi ikke klarer å fange fullt ut. Tonen i en diskusjon. Usikkerheten som eksisterte der og da. Intuisjonen bak enkelte vurderinger.

Men målet bør heller ikke være å bevare alt.

Målet bør være å forstå hvilken del av konteksten som faktisk krever et menneske til stede, og sørge for at resten ikke er avhengig av at det mennesket er der.